¿Se contó lo mismo?
Comprueba referencia, lote, ubicación y conversión. Contar cuatro cajas y registrar cuatro unidades puede generar una diferencia sin pérdida física.
Control de inventario · físico frente a registro
Conteo cíclico: compara inventario físico y sistema
El conteo cíclico revisa una parte del inventario según un calendario. Para que sirva, compara cada referencia con el saldo del mismo corte y deja las diferencias documentadas.
Ver el ejemplo de cinco referenciasEjemplo ficticio · sin captura de datos · no es un resultado de Tractocar
Define qué vas a comparar antes de contar
- Alcance: referencias, lotes y ubicaciones incluidos. No presentes una muestra elegida por conveniencia como si cubriera toda la bodega.
- Unidad: caja, unidad u otra medida acordada. Si el sistema usa unidades y el conteo cajas, documenta la conversión por referencia antes de comparar.
- Corte: fecha, hora y zona del saldo. Conserva los movimientos entre ese corte y el conteo; una recepción posterior no pertenece automáticamente al saldo anterior.
- Responsabilidades: quién cuenta, quién recuenta, quién revisa soportes y quién autoriza un ajuste. Acuerda el calendario y el alcance con el operador.
La trazabilidad por lotes explica de dónde viene y adónde sale la carga. Este control comprueba si la cantidad física coincide con el registro.
El total da 200, pero dos referencias no cuadran
Datos completamente ficticios. Corte: 3 de noviembre de 2026, 12:00, America/Bogota (UTC−05:00). Cada referencia tiene un solo lote y una sola ubicación dentro del alcance; ambos conteos están expresados en cajas de esa referencia. No hubo movimientos entre el corte y el conteo en este ejemplo.
| Ref. | Sistema | Físico | Dif. |
|---|---|---|---|
| DEMO-A | 100 | 96 | −4 |
| DEMO-B | 40 | 44 | +4 |
| DEMO-C | 30 | 30 | 0 |
| DEMO-D | 20 | 20 | 0 |
| DEMO-E | 10 | 10 | 0 |
La suma aritmética da 200 cajas en cada columna, pero las referencias son distintas y no son intercambiables. Las cuatro cajas adicionales de DEMO-B no resuelven las cuatro que faltan en DEMO-A.
Referencias con saldo exacto
3 de 5 · 60 %DEMO-C, DEMO-D y DEMO-E coinciden. Cálculo: 3 ÷ 5 × 100. El denominador son las cinco referencias contadas, no las 200 cajas.
Diferencias por investigar
2 referenciasDEMO-A: −4 cajas. DEMO-B: +4 cajas. El porcentaje resume coincidencias; conserva el detalle para investigar cada diferencia.
Este 60 % describe únicamente el ejercicio y su criterio de coincidencia exacta, sin tolerancia. No estima la exactitud de toda una bodega, no mide valor económico y no es una meta ni un resultado del servicio.
Si no se contó ninguna referencia, el indicador queda sin cálculo: no lo informes como 0 % ni 100 %. Para comparar cortes, declara cambios de alcance, criterio y frecuencia. Recontar sólo los casos que ya cuadraron no es una comparación equivalente.
Ficha de conteo y conciliación para copiar
- Corte y alcance
- Fecha, hora, zona; lista de referencias, lotes y ubicaciones incluidos; exclusiones y movimientos pendientes de conciliar.
- Identificación
- Referencia, lote, ubicación y unidad; contenido por caja cuando haya conversión. Separa mercancía disponible de bloqueada o dañada según el alcance definido.
- Comparación inicial
- Saldo del sistema al corte, primer conteo físico, diferencia con signo y soporte del conteo. Conserva estos valores aunque después se aclaren.
- Revisión
- Reconteo, entradas, salidas, traslados y cambios de unidad verificados; referencias a soportes y rol que revisó. Una causa posible sigue pendiente hasta comprobarla.
- Cierre
- Causa confirmada o pendiente; corrección o ajuste autorizado, documento, fecha y responsable. No borres el conteo inicial para que el indicador parezca mejor.
Es una ficha editorial para tu registro privado. No envíes inventarios, nombres de clientes ni documentos internos en esta página.
Tres revisiones antes de ajustar el saldo
¿El corte coincide?
Una salida física anterior al corte que todavía no está registrada puede explicar un faltante aparente. Revisa su soporte; no la des por confirmada sólo porque el número coincide.
¿El reconteo lo confirma?
Conserva primer conteo y reconteo; revisa movimientos y soportes. Registra el pendiente o la corrección autorizada sin compensar referencias distintas.
Para cotizar este control, indica cuántas referencias y ubicaciones deben cubrirse, la frecuencia esperada, el tratamiento de movimientos y qué informe necesitas. Pregunta si conteo, reconteo y conciliación están incluidos o se cobran aparte. Esta guía no confirma que un servicio esté disponible ni incluido en una tarifa.
Fuente del método y límites del ejemplo
USAID / DELIVER: Monitoring and Evaluation Indicators for Assessing Logistics Systems Performance, mayo de 2006, segunda impresión 2008, página impresa 31 (página 37 del PDF), define Inventory Accuracy Rate: artículos cuyo saldo registrado coincide con el físico, divididos entre artículos contados, por 100. Copia del documento alojada por Logistics Cluster.
El Logistics Handbook de USAID / DELIVER, edición 2011, sección 8.4, describe la comparación física frente al registro y el conteo de fracciones del inventario por calendario. GS1 US: Inventory Management explica la utilidad de procesos regulares de conteo y de información actualizada. Fuentes consultadas el .
Los manuales USAID se refieren a cadenas de suministros de salud; aquí se toma el método de comparación, sin trasladar frecuencias obligatorias ni umbrales a una bodega comercial colombiana. No aportan estadísticas observadas de Colombia, una región o Tractocar. Las cinco referencias, cantidades y la ficha son una adaptación editorial ficticia. No se atribuye a las fuentes el resultado 60 %, una tolerancia contractual, una obligación regulatoria o un ahorro.
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Conectar los movimientos con sus lotes · Revisar qué debe quedar acordado con el operador.