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Bodega para archivos: almacenamiento y custodia documental
El archivo se guarda por caja de referencia (X200, X300) o por metro lineal, en bodegas de custodia documental con control de humedad, plagas y acceso, o en minibodegas si solo se necesita espacio. La diferencia está en si alguien tiene que buscar y entregar un expediente.
Cómo elegir una bodega para archivos
Para elegir una bodega para archivos, define si solo necesitas espacio o también búsqueda y entrega de expedientes.
Guardar cajas y contratar custodia documental son alcances distintos. Compara las propuestas con la misma cantidad de cajas y la misma necesidad de consulta.
¿Minibodega o custodia documental?
| Tu necesidad | Qué comparar | Cómo separar los cargos |
|---|---|---|
| Guardar y administrar tú las cajas | Espacio de minibodega y condiciones de acceso | Almacenamiento por metro cuadrado |
| Que busquen y entreguen expedientes | Inventario por caja o expediente, acceso restringido y registro de consultas | Custodia por caja al mes; consulta y transporte por solicitud |
| Digitalizar documentos | Alcance de la digitalización que necesitas | Servicio por folio, separado del almacenamiento |
¿Qué datos enviar para cotizar el bodegaje de documentos?
Indica ciudad, cantidad y referencia de las cajas, duración y fecha de inicio. Aclara quién administrará el inventario, cuántas consultas prevés y si necesitas transporte o digitalización. Pide confirmar los controles de humedad, plagas, incendio y acceso antes de contratar.
Usa el modelo para preparar la solicitud y la guía de diferencias entre minibodega, bodega y CEDI. La disponibilidad y el alcance del servicio deben confirmarse para tu caso.
Qué debe tener la bodega
- Control de humedad y temperatura estables; sin luz directa
- Prevención de incendio y de plagas documentada
- Inventario por caja y, si hay consulta, por expediente
- Acceso restringido y trazabilidad de quién consultó qué
Cómo se cotiza
- Custodia por caja al mes; consulta y transporte del expediente por solicitud
- Minibodega por metro cuadrado si tú mismo administras las cajas
- Digitalización por folio como servicio aparte
Errores que cuestan plata
- Guardar archivo en bodega sin control de humedad: el papel se pierde
- No tener inventario por caja: la consulta se vuelve imposible
- Pagar posiciones de estiba por cajas de archivo que no rotan
El tipo de bodega que suele corresponder es minibodega y bodega pequeña. Más detalle en Bodega propia, minibodega, CEDI multicliente o 3PL: cuál te conviene según el tamaño.
Preguntas sobre almacenamiento de archivo y documentos
¿Cuánto cuesta guardar una caja de archivo?
Como referencia, las empresas de custodia cobran por caja al mes cifras del orden de una fracción de una posición de estiba; la consulta se cobra aparte. Para pocas cajas, una minibodega por metro cuadrado suele ser más simple.
¿Sirve para archivo con retención legal?
Sí, siempre que la bodega garantice conservación e inventario. Las tablas de retención documental las define tu empresa, no la bodega.
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