Archivo · salida temporal y cierre comprobado
Elegir custodia resuelve dónde guardar el archivo; controlar un préstamo resuelve quién autorizó una salida y cómo se sabe que terminó. Usa un registro privado por solicitud, con los expedientes relacionados, y separa consulta en sitio de préstamo con salida física.
Preparar mi ficha ↓Guía gratuita · ejemplo ficticio · sin subir documentos
Relaciona solicitud, propósito y rol autorizante con la identificación inequívoca del expediente o caja. Verifica por el procedimiento propio si el acceso está permitido. Una etiqueta de caja o un pedido de consulta no equivalen a autorización para sacar sus documentos.
Conserva qué se entregó, condición o comprobación acordada, rol receptor, fecha y evidencia. Acuerda una fecha de devolución para el préstamo según tu procedimiento; la consulta en sitio tiene otro registro. Si hay prórroga, conserva la fecha original y la autorización nueva en lugar de borrar el retraso.
Relaciona la devolución con la misma solicitud e identificación. Registra comprobación, fecha, receptor de archivo y pendientes. Un aviso de «ya lo devolví» o una prórroga no sustituyen la evidencia de recepción. Investiga diferencias sin declarar cerrado lo que sigue fuera o incompleto.
Ejemplo ficticio al 3 de noviembre de 2026, 16:00 Bogotá. Cada solicitud corresponde a un expediente distinto y a una sola salida; todas las fechas son pactos del supuesto, no plazos legales ni de retención.
Dos solicitudes tienen recepción de regreso comprobada y registrada, sin diferencias pendientes en el supuesto. Estado: cerradas.
PR-03 vence el 5 de noviembre y PR-04 el 6. Siguen fuera del archivo al corte. Estado: abiertas dentro del plazo pactado, no devueltas.
Vencía el 2 de noviembre y no tiene devolución comprobada al corte. Estado: abierto vencido. Si se acuerda prórroga después, se conserva el vencimiento original y la evidencia de la nueva decisión.
2 devueltos + 2 abiertos dentro de plazo + 1 abierto vencido = 5 préstamos. Los tres abiertos siguen requiriendo seguimiento. No cuentes una prórroga como devolución ni sumes solicitudes y expedientes como si fueran la misma unidad en un registro donde la relación sea distinta.
Completa los campos fuera de la página. Escribe «pendiente» donde falte un dato y conserva el soporte que permita revisarlo; no necesitas compartir documentos para consultar el contenido.
Antes de cotizar consultas o préstamos, describe frecuencia, cantidad de solicitudes, identificación disponible, forma de entrega y comprobación de regreso que necesitas. Pide distinguir búsqueda, consulta, transporte y control de devolución; ninguna de estas actividades se supone incluida por pagar almacenamiento.
Si necesitas una propuesta, puedes usar la solicitud de almacenamiento. Describe el alcance y pide confirmar qué puede atenderse; leer o completar esta guía no reserva ni contrata un servicio.
Agencia Nacional de Tierras: instructivo ADMBS-I-011 V3. Documento del 2 de octubre de 2024; alcance p. 3, préstamo físico p. 12 y devolución pp. 16–17. Consulta: .
Procedimiento interno de una entidad pública colombiana. Se usa como ejemplo de registro de préstamo y comprobación de devolución, no como obligación para una empresa privada. Su apartado 8 no fija un tiempo general de devolución; el vencimiento de nuestra ficha es un acuerdo editorial del ejemplo.
La ficha, los estados, las preguntas y las cantidades del ejemplo son elaboración editorial propia. No son resultados reales del operador ni instrucciones emitidas por las fuentes.
Esta guía no autoriza acceso a documentos, no fija plazos universales ni tiempos de conservación y no permite eliminar archivo. Los permisos, restricciones y controles de integridad dependen del procedimiento aplicable. Lleva nombres, firmas, expedientes reales y evidencias sólo en el registro privado y el canal autorizado.